埼玉弁護士会(以下「本会」といいます。)は、基本的人権の擁護と社会正義の実現を使命とするものとして、その活動に資するために多くの人々の特定個人情報等(個人番号及び特定個人情報をいい、特に定義した用語以外の用語は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」といいます。)の用法に従います。)を保有し、利用しています。本会は、これらの特定個人情報等の保護が重大な責務であると考え、人々の信頼を得るために、下記のように特定個人情報等保護方針を定め、特定個人情報等の保護に努めます。

本会は、特定個人情報等について、関係法令及び本会の規則の定めるところに従い、本会の役員、職員及び嘱託その他本会の委嘱を受けて本会が保有する特定個人情報等を取り扱う本会会員、特別会員、外国特別会員及び準会員 に次の事項の周知・徹底を図り、適切に取り扱います。

第1 特定個人情報等の適切な収集、利用、提供、委託、保管

  1. 本会は、原則として、職員及びその扶養家族並びに本会が報酬等を支払う本会会員、通訳人、外部有識者等の特定個人情報等のみを取り扱います。
  2. 特定個人情報等の収集は、番号法第20条に定める場合に限って行い、利用目的を明示した上で必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知し、又は公表します。
  3. 収集した特定個人情報等は、番号法第9条第3項及び第5項に定める事務を処理するために、前項の利用目的の範囲内で利用します。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、この限りではありません。
  4. 収集した特定個人情報は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、提供しません。
  5. 特定個人情報等を第三者に委託する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先(再委託先を含みます。)への適切な監督を行います。
  6. 特定個人情報等は、利用又は保管の必要がある限りにおいて保管することとし、法令において保存期間が定められている書類等に記載され、又は記録された個人番号は、当該期間の満了後できるだけ速やかに廃棄し、又は削除します。
  7. 上記のほか、本会における特定個人情報等の取扱いは、番号法及び個人情報保護法並びにこれらの下位法令及び関係するガイドラインの定めるところに従います。

第2 本会が取得する特定個人情報等の利用目的

本会が提供を受けた特定個人情報等は、「個人番号及び特定個人情報保護規則」に基づき、以下の目的で利用します。

  1. 健康保険関連事務、厚生年金保険関連事務、雇用保険関連事務その他の社会保障に関する事務。
  2. 源泉徴収関連事務、個人住民税関連事務その他の税に関する事務。
  3. 番号法第9条第5項に定める者として特定個人情報の提供を受けた場合は、その提供を受けた目的を達成するため。

第3 特定個人情報等の安全管理措置の概要

  1. 本会は、特定個人情報等を管理する責任部署を事務局とし、事務局長を事務取扱責任者とします。
  2. 事務取扱責任者は、事務局に所属する職員の中から特定個人情報等を扱う事務取扱担当者を指名し、内規に定められた事項を遵守させるため教育訓練、安全対策の実施、周知徹底等の措置を実施します。
  3. 本会は、特定個人情報等の管理区域及び取扱区域を設定し、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体、書類等を厳重に管理します。
  4. 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う業務に従事するときは、番号法及び個人情報保護法その他の関連法令、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)、「個人番号及び特定個人情報保護規則」及び本会の内規その他の本会の事務取扱基準並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行います。
  5. 安全確保に係る事態が生じたときは、前項の法令及びガイドラインの定めるところに従います。

第4 改善措置

特定個人情報等の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また、必要に応じてこの方針を始め本会の規則等の変更、修正又は追加を行うなどして、運用の改善に努めます。

第5 開示、訂正請求等への対応

本会がこの方針を遵守していないと思われる場合及び本人のデータベース化された特定個人情報の開示、訂正、追加又は削除、利用停止等を希望される場合には、末尾記載の窓口までお問い合わせください。合理的な範囲で速やかに対応いたします。

第6 苦情の処理

本会は、特定個人情報等の取扱いに関する苦情に対し、適切に対応します。

2022年6月8日
埼玉弁護士会

保有個人データの開示、訂正、利用停止の手続きについて

保有個人データのご本人は、弁護士会が継続的に保有している個人データの「開示請求」ができます。
また、データの内容が間違っている場合には「訂正請求」、利用目的を逸脱して利用されていたり、個人データが不正取得された疑いがある場合には、「利用停止請求」ができます。
開示等請求には当会所定の開示等請求書と本人確認書類が必要です。 開示等請求書の請求、本人確認書類の詳細については、埼玉弁護士会(電話;048-863-5255、住所:さいたま市浦和区高砂4丁目7番20号)の担当職員にお申し出下さい。
なお、開示請求には、1件につき550円(税込)、開示資料のコピーが一枚増える毎に55円(税込)の手数料等がかかります。

埼玉弁護士会保有個人データ目録

別ページをご参照ください。

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